Cómo domar su correo electrónico y llegar a la bandeja de entrada cero

Tu bandeja de entrada de correo electrónico está fuera de control, aunque parece que todo lo que haces es responder correos electrónicos.

No estás solo sintiéndote así. De acuerdo a un informe de McKinseyel trabajador del conocimiento promedio pasa alrededor del 28 % de la semana laboral leyendo y respondiendo correos electrónicos.

Esta es una cantidad absurda de tiempo para gastar en algo que lo estresa y al mismo tiempo crea poco valor.

Así que vamos a arreglarlo. Aquí le mostramos cómo revisar rápidamente todo su correo electrónico (también conocido como “bandeja de entrada cero”) para que pueda dedicar su tiempo a actividades más útiles.

Procesar correo electrónico a una hora establecida cada día

¿Cuántas veces al día revisas el correo electrónico? Probablemente sea más de lo que crees. Es tentador alternar entre la bandeja de entrada de tu correo electrónico y cualquier otro trabajo que estés haciendo. Después de todo, ¿qué pasa si alguien te necesita para una tarea urgente?

Si bien esta es una actitud admirable, destruirá su productividad. La mejor manera de crear un trabajo significativo es centrar toda su atención en una tarea.

Si cambia su atención a su correo electrónico, su cerebro tardará un tiempo en volver a concentrarse en lo que estaba haciendo originalmente (esto se conoce como “Coste de transferencia”).

Entonces, en lugar de mirar su correo electrónico varias veces al día, tenga una hora determinada cada día para procesar todos sus correos electrónicos. De esta manera, no interrumpirá una tarea más productiva para “echar un vistazo a su bandeja de entrada”. Además, evitará postergar el correo electrónico y dejar que se acumulen los mensajes sin responder.

Nota: esta táctica solo funciona si deshabilita las notificaciones por correo electrónico. De lo contrario, su correo electrónico aún puede interrumpir tareas más importantes.

A menos que esté en una posición en la que necesite el correo electrónico para tomar decisiones rápidas, no debería tener habilitadas las notificaciones para ellos. Por importante que sea su trabajo, es poco probable que sea tan importante.

Archivar o eliminar mensajes cuando haya terminado con ellos

Ahora que tiene un tiempo establecido para procesar el correo electrónico todos los días, pasemos a controlar esa bandeja de entrada. Comenzaremos con un consejo que suena obvio pero marca una gran diferencia: archive o elimine los mensajes cuando haya terminado con ellos.

Es fácil tratar su bandeja de entrada como un archivo, pero esto es lo que conduce a una bandeja de entrada desordenada. Su bandeja de entrada debe ser para elementos sobre los que necesita tomar medidas. Una vez que haya realizado una acción, elimine o archive el mensaje en cuestión.

Darse de baja sin piedad de boletines y mensajes de marketing

Archivar y eliminar mensajes es clave para mantener tu bandeja de entrada despejada. Pero también debe tomar medidas para reducir la cantidad de mensajes que llegan a su bandeja de entrada en primer lugar.

Los mensajes de marketing y los boletines son algunas de las mayores fuentes de desorden en la bandeja de entrada. Claro, algunos de estos mensajes son valiosos y vale la pena conservarlos.

Pero si se encuentra borrando/archivando continuamente los mismos mensajes sin leerlos, es una señal de que debe darse de baja de ellos.

Si realmente desea mantener un archivo de un boletín en particular, puede crear un filtro para archivarlo automáticamente. De esta manera, tiene copias del boletín como referencia, pero se deshace del desorden de la bandeja de entrada. Si no está familiarizado con los filtros, los cubriremos en una sección posterior.

Consejo profesional: si se ha dado de baja de un boletín informativo pero aún recibe correos electrónicos, simplemente márquelos como correo no deseado para evitar recibir más mensajes. No te sientas mal por hacer esto; la ley federal requiere especialistas en marketing para facilitar la cancelación de la suscripción.

No use su bandeja de entrada como administrador de tareas

Usar su bandeja de entrada como un archivo es malo, pero usarlo como administrador de tareas es aún peor. Es fácil caer en esta trampa. Ves un correo electrónico y piensas: “Tengo que responder a esto”. Sin embargo, responder requiere que tome algunos otros pasos para los que no tiene tiempo en este momento. Así que pospones la respuesta “hasta más tarde” y los correos electrónicos sin responder se acumulan.

Afortunadamente, es fácil eliminar este problema: use una lista de tareas. Aquí le mostramos cómo usar su bandeja de entrada de correo electrónico y su lista de tareas juntas:

Limpiar la basura

Para comenzar, borre su bandeja de entrada de cualquier elemento que no requiera acción. Esto significa archivar o eliminar.

A veces, las personas tienen problemas para decidir si deben archivar o eliminar mensajes. Para arreglar esto, tengo una regla simple. Si alguna vez pienso que necesitaré algo de nuevo, lo archivaré.

Los programas de correo electrónico modernos tienen tanto almacenamiento que es poco probable que alguna vez llene el archivo. Y si lo hago por alguna razón, puedo aclararlo más tarde.

Tomar medidas en tareas rápidas

Una vez que haya archivado o eliminado todos los correos electrónicos que no requieren ninguna acción, puede pasar a procesar el siguiente tipo de correo electrónico. Estos son los mensajes en los que puede tomar medidas en 5 minutos o menos.

En general, “tomar medidas” significará enviar una respuesta, aunque podría significar realizar otra tarea rápida relacionada con el correo electrónico.

Entonces, ¿por qué no agregar estos elementos a su lista de tareas? Podría, pero por lo general puede simplemente hacer la tarea en la cantidad de tiempo que le llevaría agregarla a su lista de tareas pendientes. Al hacer el artículo, ahorra tiempo a largo plazo.

Agregue tareas más largas a su lista de tareas pendientes

Incluso después de eliminar mensajes que no requieren ninguna acción y realizar acciones en tareas rápidas, es probable que tenga algunos correos electrónicos que requieran más tiempo o pasos para actuar.

Estos son los correos electrónicos que debe sacar de su bandeja de entrada y colocarlos en su lista de tareas. En cuanto a agregar elementos de correo electrónico a su lista de tareas, tiene algunas opciones.

La más simple es copiar el correo electrónico directamente en su programa de tareas (usando la línea de asunto u otra información relevante del correo electrónico).

Copiar el correo electrónico funcionará, pero puede volverse complicado si tiene muchos correos electrónicos para revisar. Además, puede crear tareas que son difíciles de entender cuando vuelves a ellas más tarde. Para evitar este problema, puede utilizar un administrador de tareas que le permita convertir los correos electrónicos en tareas.

La mayoría de los principales administradores de tareas ofrecen este tipo de funcionalidad, a menudo con una extensión de navegador que le permite convertir un correo electrónico en una tarea con solo unos pocos clics. Todoist, por ejemplo, ofrece una extensión de gmail que pone un botón “Agregar a Todoist” en la parte superior de cada correo electrónico.

Haz clic en el ícono de Todoist en Gmail

Todo lo que tienes que hacer es hacer clic en ese botón para convertir cualquier correo electrónico en una tarea de Todoist:

Agregar correo electrónico a Todoist

Además, cualquier tarea que cree de esta manera incluye un enlace al correo electrónico original, lo que le permite revisarlo más tarde cuando esté tomando medidas al respecto.

Independientemente del método que utilice, recuerde mantener su bandeja de entrada para la comunicación y su lista de tareas para las cosas que debe hacer.

Muchas guías de productividad de correo electrónico se centran en la importancia de usar etiquetas para organizar los correos electrónicos archivados. La lógica es que su correo electrónico debe organizarse de manera similar a la estructura de archivos en su computadora: lógica y jerárquica.

En nuestra experiencia, sin embargo, este método es excesivo. Por lo general, terminará dedicando mucho tiempo a crear y administrar todas sus etiquetas con poca recompensa.

¿Por qué? Porque la mayoría de los programas de correo electrónico se han vuelto tan buenos buscando mensajes que las etiquetas son irrelevantes. Si necesita encontrar un mensaje del archivo, simplemente busque algo relacionado con el asunto o el remitente.

Solo recomiendo usar etiquetas para mensajes muy importantes. Por ejemplo, Thomas tiene una etiqueta para todos los correos electrónicos de recibo que recibe. Esto asegura que pueda encontrar recibos cuando realiza la contabilidad comercial cada mes.

Si recibe algún correo electrónico que necesita asegurarse de que pueda encontrar más tarde, siéntase libre de crear etiquetas para él. Pero para la mayoría de los demás casos, el etiquetado es excesivo.

Crear filtros

Si no conoce los filtros de correo electrónico, estoy a punto de dejarlo boquiabierto. Todos los programas de correo electrónico le permiten crear reglas que aplican acciones automáticamente a los correos electrónicos según ciertas condiciones.

Esto suena complicado, pero es bastante simple en la práctica. Por ejemplo, supongamos que se suscribe a un montón de boletines. Llegan a lo largo de la semana, pero no tienes tiempo de leerlos hasta el fin de semana.

Archiva manualmente cada uno de estos correos electrónicos a medida que llega. Pero hay una manera mucho más eficiente: crear un filtro.

Aquí se explica cómo crear un filtro en Gmail:

Haga clic en el ícono de Configuración:

Haz clic en Gmail "Ajustes" icono

Luego, haz clic donde dice “Configuración”.

Click donde dice "Ajustes"

2. Haga clic en “Filtros y direcciones bloqueadas”

Ahora haga clic en la pestaña que dice “Filtros y direcciones bloqueadas”.

Hacer clic "Filtros y direcciones bloqueadas"

3. Haga clic en “Crear un nuevo filtro”

Haga clic en el botón “Crear un nuevo filtro”.

Hacer clic "Crear un nuevo filtro"

4. Elija sus parámetros de filtro

Ahora es el momento de elegir qué condición(es) usará para filtrar los correos electrónicos. En Gmail, tienes las siguientes opciones:

  • De: quién te envió el correo electrónico
  • Para: la dirección de correo electrónico a la que se envía el correo electrónico
  • Asunto — El asunto del correo electrónico
  • Tiene las palabras: palabras que incluye el correo electrónico
  • No tiene: palabras que el correo electrónico no tiene.
  • Tamaño: el tamaño del correo electrónico (en MB, KB o bytes)
  • Tiene archivo adjunto: ¿el correo electrónico tiene un archivo adjunto?

Los filtros más útiles tienden a ser “De” y “Asunto”, ya que puede usarlos para identificar rápidamente quién envía el correo electrónico y con qué propósito. No suelo usar mucho los otros filtros.

Para fines de demostración, supongamos que quiero filtrar todos los correos electrónicos que provienen de una dirección específica. Para hacer eso, simplemente escribo la dirección de correo electrónico en el campo “De”:

Escriba la dirección de correo electrónico en "Desde" campo

Una vez que haya elegido sus condiciones, haga clic en “Crear filtro” para pasar al siguiente paso:

Hacer clic "Crear filtro" botón

5. Elige una acción

Después de configurar las condiciones para su filtro, debe elegir algo para que haga su filtro. Para ello, haga clic en una de las opciones en “Cuando llegue un mensaje que coincida con esta búsqueda:”

  • Omitir la bandeja de entrada (archivarla)
  • Marcar como leído
  • protagonizarlo
  • Aplicar la etiqueta:
  • Reenvíelo
  • Bórralo
  • Nunca lo envíes a Spam
  • Márcalo siempre como importante
  • Nunca lo marques como importante
  • Categorizar como:
  • También aplique el filtro a x conversaciones coincidentes. (Donde x es el número de conversaciones que coinciden con sus criterios de filtro).

Volviendo a nuestro ejemplo de archivado automático de boletines, elegiré “Omitir la bandeja de entrada (archivarlo)”:

Hacer clic "Omitir la bandeja de entrada (archivarla)"

Ahora que he terminado, todo lo que queda es hacer clic en “Crear filtro”:

Haga clic en final "Crear filtro" botón

Nuevamente, usted tiene mucho control aquí, pero generalmente uso los filtros “Omitir la bandeja de entrada” y “Aplicar la etiqueta:” más.

“Nunca enviarlo a Spam” también puede ser útil si está reenviando correo electrónico desde otra dirección y desea asegurarse de que los correos electrónicos no se atasquen en su filtro de correo no deseado.

Use correos electrónicos separados para inicios de sesión y correspondencia

El siguiente consejo se trata más de seguridad que de productividad, pero es importante mencionarlo.

Debido a que su dirección de correo electrónico de correspondencia es visible (y esencialmente pública), es una vulnerabilidad de seguridad. Si alguien tiene acceso a él, podría enviar solicitudes de restablecimiento de contraseña o incluso hackear ciertas cuentas.

Para protegerse contra este peligro, debe tener una dirección de correo electrónico separada que use para iniciar sesión. No utilice este correo electrónico para comunicarse con compañeros de trabajo, familiares o amigos; manténlo en secreto.

De esta manera, si un pirata informático obtiene su dirección de correo electrónico de correspondencia, no puede usarla para piratear sus cuentas.

El uso de una dirección de correo electrónico de inicio de sesión separada también mantiene su bandeja de entrada de correspondencia libre de basura relacionada con inicios de sesión y contraseñas, liberando tiempo para correos electrónicos más importantes.

Solo asegúrese de mantener el acceso a su correo electrónico de inicio de sesión en caso de que necesite restablecer las contraseñas o actualizar la información de inicio de sesión/pago.

Escriba correos electrónicos claros

Tener un sistema eficiente para procesar el correo electrónico reducirá enormemente el tiempo que pasas en tu bandeja de entrada. Sin embargo, la forma en que escribe correos electrónicos también puede reducir la cantidad de tiempo que tiene que dedicar al correo electrónico en primer lugar.

Muchos mensajes de correo electrónico solo existen porque alguien no dio instrucciones o información clara desde el principio. Esto significa que la mayoría de los correos electrónicos en los que alguien pregunta: “¿Puedes aclarar esto?”

A veces, este tipo de correos electrónicos son inevitables (he enviado una buena cantidad de ellos). Pero en muchos casos, escribir sus correos electrónicos con posibles preguntas en mente puede ahorrarles a todos muchas idas y venidas.

Entonces, cada vez que se siente a escribir un correo electrónico, pregúntese: “¿Qué preguntas puedo anticipar?” Y antes de enviar un correo electrónico, léalo y busque cualquier cosa que no esté clara para la persona que lo recibe.

Esto solo toma uno o dos minutos, pero puede ahorrarle horas de escribir correos electrónicos a largo plazo.

Abraza la bandeja de entrada cero

El correo electrónico puede sentirse como una hidra: por cada mensaje que responde, dos más toman su lugar. Pero ahora tiene las tácticas que necesita para tener su bandeja de entrada bajo control. Espero que utilice su nuevo tiempo para algo más productivo o agradable.

Por supuesto, tener su bandeja de entrada bajo control es solo una parte de convertirse en una persona organizada y productiva.

Para obtener más consejos de organización y productividad, consulte estas guías:

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