Cómo evitar interrupciones en el trabajo: aumente su productividad

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¿Cuántas veces te ha pasado esto?

Está trabajando en un documento en perfecto estado de flujo hasta que su teléfono suena con un mensaje importante. Compruebas y respondes rápidamente.

Luego, ya que estás allí, decides que también vale la pena revisar tu correo electrónico. Y justo después de eso, puedes echar un vistazo rápido a tus redes sociales.

Después de todo, ¡has sido productivo esta mañana! Un breve descanso seguramente está en orden.

Lo siguiente que sabes es que han pasado 15 minutos. Y cuando regresa a su documento, no recuerda su último hilo de pensamiento. Se necesita otros 15 minutos para que te reorientes y prestes toda tu atención. ¡Súmalo todo, y ese pequeño mensaje solo te cuesta media hora!

Este tipo de distracciones consumen mucho tiempo y son costosas. Y, ya sea que esté trabajando desde casa debido a la pandemia o volviendo a familiarizarse con un espacio de trabajo de oficina, más cosas que nunca pueden desviarlo.

Depende de usted permanecer en la tarea. Y parte de eso implica establecer límites entre usted y los posibles detractores. Estos son nuestros consejos sobre cómo evitar interrupciones en el trabajo.

Tipos de interrupciones en el trabajo.

Evitar las interrupciones es difícil pero no imposible, y no siempre es necesario. Una forma sencilla de mejorar su productividad y bienestar personal es distinguir entre interrupciones válidas e inválidas. Aquí hay una descripción de ambos, con ejemplos de interrupciones en el trabajo.

Las interrupciones válidas son simplemente parte de su trabajo o inevitables. No tienes más remedio que lidiar con ellos de inmediato. Aquí hay unos ejemplos:

  • Si usted es responsable de un pasante, es importante que se sientan cómodos haciéndole preguntas. Suponiendo que tengan preocupaciones legítimas, sus interrupciones son válidas.
  • La colaboración también puede ser una parte central de su función. Si ese es el caso, puede esperar interrupciones con respecto a actualizaciones importantes del proyecto.
  • Si es padre, puede esperar interrupciones relacionadas con sus hijos. Si trabaja desde una oficina en casa, probablemente necesitarán su atención de vez en cuando. En el trabajo, la escuela puede llamar en cualquier momento si hay un incidente.

Las interrupciones no válidas son distracciones con las que no tiene que lidiar de inmediato o en absoluto. Por ejemplo:

  • Un amigo podría llamarte para hacer planes para el fin de semana. Algunas cosas personales, como llamar al banco, se pueden hacer durante el tiempo de trabajo. Pero hacer planes para el fin de semana debería esperar hasta el final del día.
  • Las notificaciones telefónicas de sus cuentas de redes sociales pueden atraer constantemente su atención a su pantalla. A menos que utilice las redes sociales para coordinar y comunicarse con los miembros de su equipo, probablemente pueda silenciarlos mientras está en el trabajo.

Cómo minimizar las interrupciones en el trabajo

A estas alturas, te preguntas cómo detener las interrupciones en el trabajo. De alguna manera, no puedes. No completamente. Y no puedes evitar interrumpir a la gente. Si necesita la atención de su jefe, es difícil encontrar el momento adecuado para enviar ese importante mensaje de Slack. Pero puedes minimizarlos.

Esto es lo que debe hacer.

1. Registra tus interrupciones

Trate de mantener un registro de interruptores. Esto le dará una imagen más clara de las interrupciones que experimenta a diario. Luego puede buscar patrones y decidir un curso de acción para lidiar con estas distracciones.

Cuando registre una interrupción, incluya estos elementos:

  • La persona o cosa que te interrumpió
  • La fecha y hora en que ocurrió
  • De qué se trataba la interrupción
  • Si era válido
  • Si era urgente

Estos detalles proporcionarán información valiosa sobre cuándo debe prepararse para las preguntas o establecer límites más firmes sobre cuándo las personas pueden comunicarse con usted.

2. Use reuniones de rutina para abordar problemas no urgentes

Si las personas saben que pronto tendrán acceso a usted, pueden quedarse con sus preguntas, comentarios e inquietudes hasta que se reúnan. Esto es especialmente útil si tiene un puñado de personas con las que trabaja de cerca. Programe una reunión semanal regular, pídales que mantengan una lista de las cosas que quieren discutir y usted puede hacer lo mismo. Luego puede abordar todo en una sola sesión enfocada.

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3. Presupuesta tiempo para interrupciones

Su registro de interrupciones puede tener muchas interrupciones válidas. Si ese es el caso, asegúrese de tenerlos en cuenta en su horario.

Si regularmente tiene una avalancha de llamadas telefónicas después del almuerzo de su equipo de ventas, no programe el trabajo importante durante este tiempo. Esto ayudará a evitar que se sienta abrumado si tiene una fecha límite pero no puede decirle que no a su equipo.

Y si su empresa es remota y abarca zonas horarias, descubra cómo usarlas para su ventaja. Tal vez pueda hacer su trabajo profundo en la mañana antes de que los miembros de su equipo de la costa oeste se despierten.

4. Utilice las funciones “disponible” y “no disponible” de su calendario

Ya sea que use Slack, Teams o Google, es probable que el software de su organización tenga una función de “estado”. Úselo para que la gente sepa cuándo no quiere que lo interrumpan. Simplemente vuelva a cambiarlo a “activo” una vez que termine su bloque sin interrupciones.

Alternativamente, puede usar una respuesta automática enviada por correo electrónico para el mismo propósito. Deje un mensaje corto diciendo cuándo podrá responderlos.

5. Di educadamente “no”

Si está demasiado ocupado, puede rechazar una solicitud o una tarea. O, al menos, solicitar una ampliación del plazo.

Es tentador decir “sí” a todo cuando quieres trabajar en equipo. Pero, si desarrolla síntomas de agotamiento, a la larga solo perjudicará a su equipo y a usted mismo. Aprende a decir “No”.

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6. Mantén a tu equipo informado

Ya sabes que la comunicación es clave. Hágales saber a las personas en qué está trabajando y cómo se ajusta a los objetivos de su equipo. Esto lo ayudará a manejar las expectativas de lo que puede y no puede hacer ese día.

Puede hacerlo a través de reuniones diarias en la sala de conferencias, cadenas de correo electrónico o mensajes de chat por la mañana. Si otros hacen lo mismo, trabajarás mejor sabiendo lo que está haciendo cada uno.

7. Configura tu tecnología para reducir las distracciones

Tómese su tiempo para hacer que sus dispositivos funcionen para usted. Es probable que su teléfono inteligente tenga una función de “no molestar” que puede silenciar la mayoría de las notificaciones. Si le preocupa perder llamadas importantes, como la escuela de sus hijos, agregue un filtro para dejar pasar ciertas llamadas.

8. Tómese su tiempo para responder a un problema

Cuando alguien busca ayuda, el problema puede parecer urgente en ese momento. Pero lo más probable es que no sea una crisis. Respire hondo, responda con calma y evite apresurarse a sacar conclusiones. Un pequeño retraso puede ayudarlos a ambos a evaluar la situación correctamente.

9. Establece tus límites y apégate a ellos

Algunas distracciones son inevitables. Pero, cuando sucedan, asegúrese de establecer límites para la conversación:

  • Comunica educadamente que estás ocupado y pregunta si puedes discutirlo más tarde.
  • Si no es así, establezca parámetros para la conversación y apéguese a ellos. Por ejemplo, “Solo tengo cinco minutos para hablar de esto en este momento”.
  • Pregúntate si eres la mejor persona para este problema o pregunta. Cortésmente remítalos a otro lugar si no
  • Si no puede llegar a una solución en cinco minutos, programe una reunión de seguimiento y pídales que preparen sus preguntas. Con un poco de suerte, resolverán su problema antes de que te reúnas.

10. Practica la autoconciencia

¿Cuántas de estas interrupciones puedes evitar si cambias algo de tu propio comportamiento? Tal vez podría mejorar sus habilidades de delegación, fomentar la resiliencia entre su equipo o desarrollar sus habilidades de liderazgo.

Este tipo de autoconciencia puede ayudarlo a evitar problemas y prevenir la frustración.

Si probó estos consejos y aún siente que no puede manejar las interrupciones, intente trabajar con BetterUp. Nuestros entrenadores pueden ayudarlo a evaluar su situación y desarrollar un plan para reducir las distracciones en el trabajo.

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Cómo reenfocar después de una interrupción

Las distracciones son una parte normal del trabajo, así que no te castigues si te sucede. El truco es recuperarse rápidamente para no perder mucho tiempo.

Así es como puede minimizar el tiempo perdido debido a una interrupción.

  1. Anota tu último hilo de pensamiento. Si estás trabajando en un documento y alguien te aparta, escribe rápidamente lo que estás pensando en ese momento exacto. Una simple lista con viñetas de los próximos pasos e ideas puede ayudarlo a continuar donde lo dejó.
  2. Vuelve a leer lo que escribiste. Revisar lo que ha hecho hasta ahora puede ayudarlo a recuperar su mentalidad previa a la interrupción.
  3. Ir a caminar. Si no puede volver a concentrarse de inmediato, tómese un respiro. Ponte de pie, muévete y toma un café o toma un poco de aire fresco. Esto te ayudará a rejuvenecer para que puedas reenfocarte más fácilmente.
  4. Ser amable con usted mismo. Responder a las interrupciones cuenta como productividad, así que no se sienta mal si no terminó la tarea importante de la jornada laboral.
  5. Pon un temporizador. Configure un temporizador durante 15 minutos y vea cuánto puede hacer. Lo más probable es que pases rápidamente la alarma. Pero, si aún no estás concentrado después de ese período de tiempo, tómate un descanso de cinco minutos e inténtalo de nuevo. Eventualmente, estas ráfagas de productividad lo pondrán nuevamente en la zona.
  6. Comience con algo fácil. Formatee su documento, coloree las celdas en su hoja de cálculo y ajuste los encabezados. Estas son pequeñas entradas que pueden ponerlo de nuevo en el flujo de trabajo. Tienes que hacerlos eventualmente, por lo que es mejor que lo hagas ahora.

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no te sabotees a ti mismo

Las interrupciones pueden hacerte sentir que estás haciendo menos de lo que realmente estás haciendo. Pero una lista de tareas pendientes con menos X de las que esperabas sigue siendo valiosa. Progresaste, y eso te prepara para el éxito en el futuro. Concéntrate en lo que lograste, no en lo que no pudiste.

Ayudar a su equipo es un trabajo importante y debe estar orgulloso de ello. Pero ahora, su objetivo debe ser ayudar a sus colegas a prosperar tanto como puedan sin usted.

Estos consejos sobre cómo evitar interrupciones en el trabajo son un buen punto de partida. Establecer límites claros les ayudará a respetar su tiempo y resolver problemas de forma independiente.

Y, si alguna vez se siente abrumado, BetterUp está aquí para ayudarlo. Con nuestros entrenadores, puede discutir sus desafíos laborales y encontrar soluciones. Ya sea que desee minimizar las interrupciones o mejorar sus habilidades de gestión del tiempo, podemos lograrlo juntos.

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