Cómo organizar la información y poner en orden tus pensamientos

Cada día se publican más de 4 millones de entradas de blog.[1] Esa es mucha información y solo se está haciendo más grande. Si bien la gran mayoría de las personas no leerán tantas publicaciones de blog, las personas aún consumen mucha información.

Tal vez no a través de publicaciones en blogs, sino a través de las redes sociales y las noticias. Pero eso no cambia el hecho de que nuestra ingesta de información es mayor ahora. Y algunas personas han estado llamando a los problemas que enfrentamos con esta mayor ingesta de información como sobrecarga de información. Hay todo tipo de estrategias para ayudarnos a mitigar pero, ¿por qué estamos yendo por el camino equivocado? ¿Y si el problema es porque no sabemos cómo organizar la información?

Creo que ese es el caso cuando consideramos nuestro propio comportamiento en torno a la información. Esto, a su vez, explica por qué necesitamos organizar la información y encontrar métodos para hacerlo de manera efectiva.

Si bien no hay nada malo con la cantidad de información disponible, depende de nosotros determinar cómo la usamos. En tantos casos, las personas no han tenido autocontrol o no se han molestado en aprender a organizar la información. Este hecho entre algunas otras razones es por qué esto es importante.

Nos hemos vuelto adictos a consumir información

Como Karol Krol expresó simplemente en un artículo en Lifehack:

“El solo hecho de que cada día se publique más y más información en línea no es el problema real. Sólo la información de calidad se convierte en el problema. La cantidad de contenido épico en Internet en estos días es tan grande que es prácticamente imposible para nosotros digerirlo todo. Pero lo intentamos de todos modos.

Esto crea una situación en la que constantemente estamos digiriendo información principalmente porque “tenemos que saber esto.” Incluso si nunca aplicamos esa información en nuestras propias vidas.

Todo este comportamiento es similar a la idea de asistir a seminarios organizados por oradores motivadores o líderes de opinión. La gente sale de esos seminarios y la mayoría nunca practica lo que aprendió.[2]

Consumir información por su cuenta no es tan diferente.

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Demasiada información crea desorden

Hace un tiempo, expliqué un escenario en el que estás leyendo y concentrándote en un libro en el autobús. De repente, alguien se sienta cerca de ti y está en medio de una conversación personal en voz alta sobre la vida amorosa de su amigo.

Aunque seas un espectador en esa conversación, sigue siendo información y puede crear mucho desorden. Es similar a tener otras distracciones en tu escritorio que te alejan del trabajo o de alguna otra actividad productiva.

Pero otro aspecto que no pude mencionar es que el desorden también puede existir debido a la acumulación. En el caso de la información, leer varios artículos sobre el mismo tema puede crear mucho desorden.

¿Qué tipo de información es importante?

Esta publicación decía que esto es importante, mientras que otra publicación decía que no era importante. ¿Qué información es relevante aquí?

¿Qué información debe internalizar y aplicar?

Al final, la información crea ruido y puede ser difícil para nosotros organizar esa información en función de nuestros sentimientos y dispositivos actuales.

Cómo organizar la información de manera efectiva

Cómo organizar la información puede ser simple una vez que tenga un plan. También hay una variedad de tácticas a considerar para organizar mejor la información.

Pero lo más importante de la información es cuánto consumimos depende de nosotros. Tenemos control total sobre nuestra dieta de información y cómo la distribuimos.

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1. El principio LATCH

Un método eficaz es el que desarrolló Richard Saul Wurman en 1996. En su libro Arquitecto de informacióntomó una teoría existente anterior, los Five Hat Racks, y formuló lo que se conoce como el principio LATCH.

Ahora, ¿qué significa eso? Wurman explicó:

“La información puede ser infinita, sin embargo… La organización de la información es finita, ya que solo puede organizarse por LATCH: Ubicación, Alfabeto, Hora, Categoría o Jerarquía”.

De hecho, este método tiene que ver con la organización de la información en un sentido más amplio. No te estás enfocando tanto en tus propias prioridades sino organizando mejor tu dieta de información.

Según Wurman, este es el mejor método para organizar la información principalmente porque probó el principio mil veces. Cada vez que intentaba algo diferente, iba directamente a uno de esos cinco métodos.

Puede tener un sesgo ya que es el creador de este principio, pero funciona de maravilla. Argumento esto por dos razones clave:

Primero, para organizar cualquier cosa, primero debe eliminar muchas cosas que no necesita. Volviendo al desorden, crea mucho ruido y nos distrae de nuestras metas y prioridades actuales en la vida.

En segundo lugar, la organización alivia mucha ansiedad. Y para poder organizarse adecuadamente, tiene que haber algún tipo de método o sistema. Realmente no es organizar si no hay un método para ordenar las cosas.

Aquí es donde entra en juego LATCH. LATCH proporciona cinco métodos entre los que podemos elegir para organizar cualquier cosa en nuestras vidas:

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  • La ubicación se puede utilizar en una variedad de situaciones. Es similar a dar direcciones. Nos enfocamos en las cosas más relevantes para estar al alcance. De manera similar, también lo usamos para mostrar cómo las cosas están conectadas entre sí.
  • Alphabet está organizando la información alfabéticamente. Esto puede ser útil al organizar una lista de personas y estadísticas. O tal vez un diccionario de jerga de la industria o documentos oficiales.
  • El tiempo funciona muy bien con la comunicación. Información relacionada con la programación de citas o la organización de proyectos. Es bueno usar este método cuando se proporcionan instrucciones paso a paso o cuando las cosas tienen que estar en orden cronológico.
  • La categoría es el método para organizar la información por similitud o relación. Piense en las listas de colecciones que mencioné anteriormente.
  • La jerarquía se trata de organizar la información que se usa colectivamente para comparar cosas. Piensa en las tallas de las camisetas o en cómo calificarías la comida o un producto o servicio. Todos usan esa misma métrica para organizar la información.

Si bien en la mayoría de las situaciones, las personas usarían múltiples sombreros, el hecho es que usamos instintivamente al menos uno de estos métodos. Ya sea que estemos organizando información o recopilando, el método LATCH es el camino a seguir.

2. Mapas mentales

El mapeo mental es un método para capturar pensamientos y organizarlos de manera visual. En la industria, ha sido una especie de palabra de moda a pesar de que pocas personas realmente explican lo que significa o cómo hacer uno.

La idea general con el mapeo mental es crear una lista detallada de tareas pendientes. Tiene tareas diarias que desea realizar, pero va un paso más allá.

El mapeo mental lo alienta a pensar a más largo plazo, como lo que desea hacer en cinco años con cualquier cosa en su vida. No aborda en gran medida la ingesta de información diaria, sin embargo, esta es una herramienta extremadamente efectiva para organizar lo que más le importa.

Esto combate la sobrecarga de información ya que le brinda otra forma de evaluar la información. Si es relevante para sus metas y deseos, anótelo. Si no, quítalo de tu mente.

Aquí hay una guía para ayudarlo a comenzar a hacer mapas mentales: Cómo usar un mapa mental para organizar su vida

3. Crear listas

Además de usar los marcos anteriores, puede comenzar un hábito simple de usar notas post-it o un bloc de notas grande para crear una serie de listas. Haz una lista de cosas por hacer todos los días y utilízala para organizar las tareas más importantes que debes completar ese día.

Si siente la necesidad de agregar elementos de rutina, haga una lista separada con ellos. De cualquier manera, las listas ayudan a organizar lo que se debe hacer y también le dan una idea de cómo administrar el tiempo. Después de todo, sabrá aproximadamente cuánto tiempo le llevará completar algo.

4. Crear colecciones

Similar a las listas, haz también colecciones. Lo que quiero decir con esto es poner las notas que haces en grupos específicos de información. Por ejemplo, si tiene mucha información sobre ideas de negocios u oportunidades, escríbalas en un libro o colóquelas en un documento digital. Manténgalo separado de su lista de consejos de superación personal y mentalidad.

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Además, consolide esas colecciones. Desecha la información que ya no necesites o que hayas probado antes.

5. Dar prioridad a la información clave

La mayoría de las veces, las publicaciones de blog contendrán mucha información esencial. Si eres del tipo que consume mucho, será difícil administrarlo todo. Esta estrategia particular lleva la idea de hacer listas al siguiente nivel.

La idea es resumir la información o colocar los puntos clave en una lista que puedas consultar más adelante. No tiene que estar organizado en una colección ni nada. La idea es que será más fácil de digerir y procesar más adelante cuando tu cerebro tenga energía.

Línea de fondo

En un mundo en el que somos adictos a acumular información en nosotros mismos, corremos el riesgo de distraernos y alejarnos más de nuestras verdaderas prioridades.

Al aprender a organizar mejor la información, podemos eliminar las cosas que no necesitamos. Mejor aún, podemos aprender a dar mayor prioridad a las cosas que son más importantes para nuestras vidas.

Cuando comenzamos a organizar la información y nuestro comportamiento, tenemos más control sobre nuestras vidas y lo que dejamos entrar.

Más sobre organizar tu vida

  • Cómo el desorden drena tu cerebro (y cómo ordenarlo)
  • 3 pasos para organizar sus pensamientos y multiplicar por 10 su productividad
  • ¿Se siente disperso? Cómo organizar notas para estar al tanto de las cosas

Referencia

[1] ^ Datos de alojamiento: Estadísticas y datos de Internet para 2019 [2] ^ Emprendedor: Por qué los seminarios y talleres de oradores de alto perfil no funcionan

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