Cómo terminar una gran tarea o proyecto de la noche a la mañana

El gran escritor estadounidense Mark Twain dijo una vez:

“Nunca dejes para mañana lo que se puede hacer pasado mañana igualmente”.

Sin embargo, cuando seguimos ese consejo, a veces nos encontramos bebiendo café concentrado a las 2 a. m. en un valiente esfuerzo por permanecer despiertos y terminar un gran proyecto que debe entregarse en 6 horas.

Tan productivo como me gustaría pensar que soy… he estado allí.

Si también has estado allí, o tal vez si estás allí ahora mismo, el video de esta semana es para ti. No voy a perder el tiempo sermoneándote sobre la importancia de la planificación, hay otros videos para eso. Veamos el mejor plan de ataque cuando te encuentras en un aprieto de tiempo.

Ahora, vamos a ver algunos conceptos específicos relacionados con la planificación y la fuerza de voluntad en un minuto: la matriz de esfuerzo de impacto, agotamiento del ego, pero comencemos con la base: la selección de la ubicación.

Creo que tu ubicación es vital cuando trabajas bajo presión y, personalmente, me gusta elegir mis ubicaciones de estudio en función de su “ambiente”, es decir, lo que sucede a mi alrededor. Tiendo a preferir las cafeterías y las bibliotecas (todavía voy a la biblioteca de la universidad a veces, aunque ya me gradué), porque trabajo bien cuando estoy rodeado de otras personas que también están trabajando. Además, la proximidad a la cafeína es útil.

Sin embargo, la parte más importante de la selección de la ubicación es evitar la “llamada de la almohada”. Cuando estás estudiando en un aprieto de tiempo, es probable que lo hagas hasta altas horas de la noche. Es por eso que desea alejarse lo más posible de su cama.

Cuanto más tarde se haga, más empezará a racionalizar lo buena que puede ser una siesta y más empezará a decidir que ciertas partes de su proyecto no importan. Así que elige un lugar donde ir a la cama sea más difícil que terminar la siguiente parte de tu proyecto.

Con esa parte del negocio resuelta, ahora es el momento de planificar sus esfuerzos. Antes de comenzar a trabajar, tómese un tiempo para dividir su carga de trabajo en partes individuales. Entonces, es hora de averiguar cuáles deberían captar la mayor parte de su atención.

Dwight Eisenhower a menudo comentó que,

“Lo importante rara vez es urgente y lo urgente rara vez es importante”.

En el libro, Steven Covey popularizó la “Matriz de decisión de Eisenhower”, que se basa en este principio. En la matriz, las tareas se clasifican según su importancia y urgencia.

Sin embargo, cuando tienes poco tiempo, todo puede parecer urgente, por lo que la importancia es el factor en el que debes concentrarte en este caso. Con ese fin, utilicemos una herramienta similar pero más adecuada: la matriz Impacto/Esfuerzo.

Matriz de impacto/esfuerzo

Aquí, las tareas en un proyecto reciben puntajes en función de su impacto en el éxito general del proyecto y el esfuerzo que llevará implementarlas. Para ilustrar cómo funciona esto, aquí hay un ejemplo de mi vida.

Cuando estaba en el último año de la universidad, uno de mis proyectos finales fue crear una aplicación web. Mi idea se llamaba AMPanic, y era una aplicación que requería que iniciaras sesión y te dijera si estás despierto antes de una hora determinada; de lo contrario, enviaría un correo electrónico vergonzoso a alguien. Este fue en realidad el precursor del sistema de despertar temprano que uso ahora, que detallé en este video.

Sin embargo, con este proyecto, me encontré en una crisis de tiempo tratando de terminarlo. Así que dividí mi proyecto en diferentes partes que tendría que codificar y las prioricé usando esta matriz de impacto/esfuerzo.

La funcionalidad principal: el código que le permitiría configurar una alarma y un mensaje de correo electrónico, el código que programaría y enviaría el correo electrónico a tiempo, y la función para cancelar el correo electrónico si el usuario se registró a tiempo en la mañana: los necesarios mucho esfuerzo para construir, pero también tuvieron el mayor impacto en el proyecto.

Por otro lado, algunas partes del sitio, como las páginas Acerca de, Preguntas frecuentes y Contacto, no tuvieron un impacto tan alto, pero eran tareas de bajo esfuerzo. Como no tomó mucho tiempo crearlos, me aseguré de incluirlos para que el sitio se viera más completo.

El elemento principal del sitio en el que elegí NO centrarme fue el registro de usuarios y el sistema de inicio de sesión. Uno adecuado necesita funciones para restablecer contraseñas, pero decidí que la funcionalidad de configuración de alarma central sería más importante para mi calificación, ya que ese era el objetivo de todo el proyecto. Así que utilicé un sistema de inicio de sesión que había escrito para un proyecto anterior y no me molesté en crear una forma de restablecer las contraseñas.

Al final, fue una decisión que valió la pena; el sistema de alarma era más avanzado que la mayoría de los otros proyectos de la clase, así que terminé obteniendo una A.

Para asignar puntajes de Impacto/Esfuerzo a cada componente de su proyecto, o cada tarea si está haciendo malabarismos con varios, considere los siguientes factores:

  • Cuáles son los principales entregables
  • Los criterios de calificación para el proyecto, qué componentes cuentan para la mayoría de los puntos
  • ¿Qué porcentaje de su calificación cuenta cada tarea?
  • Cuánto contribuirá cada componente al conocimiento que necesita tener para las pruebas, que generalmente afectan más su calificación

Una vez que haya asignado puntajes a cada componente, creo que es una buena idea abordar primero los que tienen el mayor impacto y el mayor esfuerzo. Esto se debe al agotamiento del ego, un fenómeno explicado en el libro de Daniel Kahneman. Citando investigaciones del psicólogo Roy Baumeister, revela que:

“…un esfuerzo de voluntad o dominio propio cansa; si ha tenido que forzarse a sí mismo a hacer algo, está menos dispuesto o es menos capaz de ejercer el autocontrol cuando se presenta el próximo desafío”.

Usa la mayor parte de tu fuerza de voluntad para completar primero las tareas más difíciles; De esa manera, solo tendrá que lidiar con tareas de bajo esfuerzo y alto impacto cuando se sienta agotado.

Ahí es donde vamos a cerrar esta semana. Si selecciona bien su ubicación, planifica en función del impacto y el esfuerzo, y aborda sus tareas de una manera que utilice su fuerza de voluntad de manera efectiva, superará su escasez de tiempo de una sola pieza.

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Notas de vídeo

Cómo terminar una gran tarea o proyecto de la noche a la mañanaAquí hay una imagen digna de Pinterest para compartir este video 🙂

¿Qué otros temas relacionados con el trabajo con plazos ajustados le gustaría ver cubiertos en el futuro?

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