Cómo usamos Notion para administrar un blog que recibe más de 200 000 visitas mensuales

Es difícil de creer, pero este sitio web existe desde 2010. Si bien solo he estado involucrado desde 2015, he visto crecer enormemente el sitio en ese tiempo. El sitio web recibe ahora más de 200.000 visitantes al mes y seguimos publicando un nuevo artículo cada semana.

¿Alguna vez te has preguntado cómo nos mantenemos al día con un sitio tan grande y antiguo? Nuestro proceso ciertamente ha evolucionado con el tiempo. Cuando comencé en la empresa, usábamos Trello para realizar un seguimiento de todo. Más tarde, nos mudamos a Asana, luego a Todoist. Y desde alrededor de 2021, hemos estado usando Noción.

De todos los sistemas que hemos usado, nuestra configuración de Notion es la más personalizada para nuestras necesidades. Conocido como Compañero del creadorel sistema es una creación de Tomás franco (con contribuciones significativas de Martín Boehme).

Si bien Thomas diseñó este nuevo sistema principalmente para administrar nuestros Canal de Youtube, también ha demostrado ser inmensamente útil para administrar este sitio web. Reconociendo esto, pensé que sería interesante mostrar cómo usamos Notion para dirigir nuestra producción de contenido mensual.

Comenzaré con un vistazo a cómo se nos ocurren ideas para artículos. A partir de ahí, pasaré al proceso de usar Notion para ayudar a investigar, escribir y editar un artículo. Finalmente, le mostraré el papel que juega Notion en nuestras tareas posteriores a la publicación.

Si está buscando una mejor manera de administrar su sitio web en crecimiento, este artículo es para usted.

Paso 1: Generación de ideas

Alrededor del final de cada mes, me reúno con Martin (nuestro director de operaciones) para intercambiar ideas sobre los temas de los artículos.

Durante la reunión, registro temas prometedores en la sección “Ideas” de Notion de nuestro equipo. También uso esta área para registrar cualquier idea de artículo que se me ocurra fuera de las reuniones.

Ideas de artículos en Notion

A partir de ahí, desarrollamos más las ideas del artículo y decidimos cuáles se adaptarán mejor a nuestra audiencia. Hacemos esto a través de una combinación de investigación de palabras clave (usando Ahrefs) y la intuición.

Con los temas decididos, puedo pasar al siguiente paso: planificar el contenido del mes.

Paso 2: Planificación y plazos

Una vez que Martin y yo hemos elegido los temas de los artículos para el mes, muevo la tarjeta de cada artículo de la sección “Ideas” a la sección “Planificado” en Noción:

Artículos planificados en Notion

Luego entro en la ficha de cada artículo y elijo la plantilla “Artículo CIG”. Esto crea automáticamente varias secciones que usaré en el futuro, incluida un área de investigación y otra para tareas relacionadas con el artículo:

Plantilla de artículo de noción

Después de aplicar la plantilla del artículo, elijo una fecha de publicación. Esta es mi fecha límite en el futuro:

Establecer una fecha de publicación en Notion

Una vez que he elegido una fecha de publicación, puedo pasar al siguiente paso: asignar tareas de artículos a otros miembros del equipo.

Paso 3: Asignación de tareas de artículos

Cada artículo que publicamos también se comparte en nuestras cuentas de Twitter y Pinterest. Pero antes de poder compartir las publicaciones en las redes sociales, necesito compartir las imágenes correspondientes. Aquí es donde nuestro diseñador ashley viene en.

Para que Ashley sepa qué imágenes compartidas necesita crear, asigno una tarea en Notion llamada “Crear imágenes compartidas”.

Dado que la plantilla del artículo incluye una sección de “Tareas”, este es un proceso rápido. Todo lo que tengo que hacer es nombrar la tarea, establecer una fecha de vencimiento y luego asignarla a Ashley.

Después de asignarle la tarea de creación de imágenes a Ashley, me asigno a mí mismo la tarea de compartir la publicación en las redes sociales.

El resultado se ve así:

Lista de tareas de artículos en Notion

Después de haber asignado las tareas para cada artículo, paso al siguiente (y más largo) proceso: investigación, redacción y edición.

Paso 4: Mantener los artículos al día con Notion

Todos los lunes reviso Notion para encontrar el artículo que vence al final de la semana. Luego muevo la tarjeta de ese artículo a la sección “Investigación” en Noción:

Moviendo la tarjeta de Noción del artículo a la "Investigar" columna

El proceso de investigación normalmente me lleva un par de días, aunque a veces más si el tema del artículo es especialmente técnico. Mientras investigo, registro todas mis notas dentro de la sección “Investigación/Resumen” de la ficha del artículo en Notion.

Estas notas incluyen información para el artículo y cualquier dato de investigación de palabras clave que haya obtenido de Ahrefs:

Ejemplo de investigación de artículo en Notion

Después de terminar la fase de investigación, muevo la ficha del artículo a la columna “Escritura”. Y luego escribo el artículo, que normalmente toma un par de días adicionales:

Mover la ficha del artículo a la "Escritura" columna en Noción

Cuando termine de escribir, muevo la ficha del artículo a la columna “Edición”:

Mover la ficha del artículo a la "Edición" columna en Noción

Dado que edito los artículos yo mismo, esto es principalmente para mi referencia. Pero si estuviera administrando un equipo de escritores, podría usar esta columna de Noción para ver rápidamente, de un vistazo, qué artículos estaban listos para editar.

Hacer un seguimiento de mi progreso en Notion de esta manera también le permite a mi gerente ver que todo va por buen camino sin tener que intercambiar correos electrónicos o mensajes de Slack.

Cuando las ediciones están hechas, publico el artículo. Luego, pego el enlace al artículo publicado en el campo de URL de la tarjeta de noción del artículo:

Agregar la URL a la ficha del artículo en Notion

Con eso hecho, está en el conjunto final de tareas.

Paso 5: Tareas posteriores a la publicación

Ahora, muevo la tarjeta del artículo a la columna “Lista de verificación posterior a la publicación”:

Mover la ficha del artículo a la "Post-publicación" columna en Noción

A diferencia de los videos, que tienen una extensa lista de tareas posteriores a la publicación, la lista de verificación de los artículos es corta. Consiste en las dos tareas que mencioné anteriormente: crear las imágenes compartidas y compartir la publicación en las redes sociales.

Después de que Ashley crea las imágenes para compartir, las sube a Google Drive. Luego descargo las imágenes, las subo a Buffery comparte la publicación en Twitter y Pinterest.

Finalmente, muevo la ficha del artículo a la columna “Completado”. Esto archiva toda la información relacionada con el artículo en un área diferente de Notion de nuestro equipo:

Área de proyectos terminados en Notion

Repito el proceso anterior cada semana hasta que llega un nuevo mes. Y luego vuelve a la fase de lluvia de ideas.

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Espero que este artículo haya arrojado algo de luz sobre cómo administrar mejor tu blog usando Notion.

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