Cómo uso mi calendario de manera eficiente

Cuando comencé la universidad, descubrí rápidamente que mi calendario sería una de las herramientas más importantes que me ayudaría en mi búsqueda para no fracasar por completo en la vida.

Además de las clases, también necesitaba estar al tanto de mis trabajos de medio tiempo, clubes, eventos, reuniones. Y mi táctica de la escuela secundaria, que simplemente decía,

“Eh, lo recordaré”.

…ya no iba a ser suficiente.

Ahora que lo pienso, esa táctica tampoco siempre funcionó en la escuela secundaria, razón por la cual me presenté completamente sin aliento y con pantalones cortos cargo en una ceremonia de la sociedad de honor durante mi último año. Todos los demás estaban en trajes y vestidos. ¡Vaya!

Para evitar repetir ese destino, tuve que descubrir cómo usar Google Calendar, mi aplicación de calendario preferida y una parte integral de mi vida.

En esta publicación, te mostraré cómo usaba Google Calendar cuando era estudiante y cómo lo uso hoy. Si está utilizando una aplicación de calendario diferente, la mayor parte de esto seguirá funcionando para usted (las aplicaciones de calendario no son demasiado únicas).

Captura rápida

Antes de entrar en detalles, quiero mencionar que Google Calendar es parte de mi sistema de captura rápida. ¿Qué es un sistema de captura rápida, preguntas?

Bueno, sea una mochila en mi armario llena de redes para mariposas y líneas de recolección ultra resbaladizas.

Pero no… es solo un montón de aplicaciones que uso. Sin embargo, todos tienen un propósito muy importante.

El propósito de un sistema de captura rápida es sacar cosas de su cabeza y colocarlas en un sistema externo confiable lo más rápido posible.

Tu cerebro es para generar ideas, no para tratar de almacenarlas. Por lo tanto, desea colocar las tareas, los eventos y otras piezas de información que su cerebro genera en sistemas que le notificarán más tarde o que confíe en que verificará más tarde.

Sistema de captura rápida

Una de las facetas más importantes de cualquier aplicación en un sistema de captura rápida es el contexto, es decir, una aplicación necesita mucha información para que la información que almacena sea fácil de encontrar y usar.

¿Qué pasaría si escribieras todo lo que pasó por tu cerebro (ideas para historias, números de teléfono, tareas, secretos gubernamentales confidenciales, galimatías arcanas canalizadas psíquicamente a través de ti por fuerzas siniestras de una dimensión diferente) en notas adhesivas y las arrojaras todas en un gran baúl? ¿Qué tan probable sería que vieras la nota sobre tu examen de matemáticas el viernes? No muy.

Entonces, ¿por qué mencionar esto? Bueno, es la razón por la que…

Mi calendario no es para tareas

Érase una vez, solía tratar de empujar literalmente todo en mi calendario. Tareas, tareas pendientes, mandados, lo que sea.

La razón de esto es que, históricamente, siempre he confiado más en mi calendario que en mis otros sistemas. Dejaría que las aplicaciones de tareas pendientes se llenaran de tareas antiguas e irrelevantes, haciéndolas casi inútiles hasta que me obligué a hacer un reinicio.

Sin embargo, me di cuenta de que solo estaba ocultando el problema al pasar las tareas al calendario; en lugar de reforzar mi propia ineficacia con sistemas de tareas pendientes, estaba debilitando el único sistema que funcionaba.

Hoy, he dejado de hacer eso casi por completo. La mayoría de las tareas van ahora a su propio sistema (actualmente Todoist), y el calendario está reservado solo para eventos o tareas que deben realizarse en un momento determinado. El principio es que debe haber alguna fuerza externa o razón para hacer algo en una fecha y hora específicas para que se incluya en el calendario.

Dicho esto, veamos cómo uso mi calendario. Tendré que dividir esta explicación en dos partes, ya que la usé de una manera bastante diferente como estudiante que como lo hago hoy.

Cómo usé mi calendario en la universidad

En la universidad, mi vida estaba programada. Todos los días tenía clases, horas en mi trabajo de medio tiempo, clubes y otros eventos.

Además, mi primer trabajo a tiempo parcial (trabajar en el centro de soporte técnico del campus) no tenía un horario fijo. En su lugar, cada semana se lanzaba un grupo gigante de horas y todos teníamos que pelear por ellas como pirañas peleando por una vaca, excepto con menos sangre y más profesores ancianos que no sabían cómo centrar un título en PowerPoint.

Con un horario denso y en constante cambio, mi calendario era mi salvavidas. Como tal, cuidé mucho que fuera fácil de usar, y una de mis principales técnicas para hacerlo fue dividir mi vida en diferentes componentes y crear calendarios individuales para cada uno.

Tenía calendarios para:

  • Clases
  • Trabajo
  • Exámenes
  • Eventos en el campus y extracurriculares
  • Trabajo freelance (citas con clientes)
  • Tarea (generalmente usaría esto para programar trabajo grupal)
  • “Otros” – comidas, entrenamientos, etc.

Puedes ver cómo se veía mi calendario con esta estructura en esta captura de pantalla:

Calendario - Estudiante

También tenía un calendario “especial” (que pueden ver en azul) para el horario de oficina de los profesores. Al comienzo de cada semestre, reunía todos los programas de mis clases y tomaba nota de la disponibilidad de cada profesor. Luego, cuando necesitaba ver uno, podía hacer visible ese calendario para saber cuándo tenía horas.

El principal beneficio de usar múltiples calendarios fue la capacidad de codificarlos por colores. Cuando comencé a usar Google Calendar, esta era la forma en que podía codificar con colores; hoy, sin embargo, puede asignar colores a eventos individuales.

Sin embargo, si aún desea crear varios calendarios, aquí están las instrucciones de Google.

Cómo uso mi calendario hoy

Hoy, mis días están mucho menos en deuda con una mezcla heterogénea de eventos previamente programados.

Dado que dirijo mi propio negocio y no administro un equipo grande, la mayor parte de mi tiempo lo dedico al trabajo creativo: escribir, grabar y editar videos y podcasts, etc. Puedo hacer esas cosas cuando quiera, siempre que tenga hecho a tiempo cada semana.

Por esa razón, mi calendario se ha vuelto mucho más escaso últimamente:

Calendario - Hoy

Aun así, todavía es que lo reviso todos los días. Dado que mis días están llenos de largos períodos de tiempo no estructurado, sería muy fácil para mí despertarme, asumir que no tengo nada programado y sumergirme en la edición de un video durante seis horas, solo para darme cuenta más tarde de que me perdí una reunión. .

Por eso, una de las primeras tareas de mi rutina matutina es consultar mi agenda. Al asegurarme de que esto suceda todas las mañanas, no me encuentro con sorpresas.

En su mayor parte, los tipos de eventos que aparecen en mi calendario en estos días se dividen en una de cuatro categorías:

  • Grabación de podcast: grabación de episodios con mi coanfitrión Martin, además de ser invitado ocasionalmente en el podcast de otra persona.
  • Reuniones: ya sea en cafeterías o en línea.
  • Viajes: por lo general, estoy fuera de la ciudad al menos una vez al mes, por lo que incluso los viajes grandes pueden perderse en el revoltijo de cosas en mi cerebro. Cuando viajo, creo eventos de todo el día en el calendario que me permiten saber dónde estaré, no bloqueo los intervalos de tiempo. Afortunadamente, la mayoría de las aerolíneas también ponen los horarios de mis vuelos en mi calendario automáticamente.
  • Ejercicio: mi clase de yoga es a una hora determinada cada semana, y la práctica de patinaje artístico se limita a 1 o 2 horas al día en las que la pista está abierta. Así que tengo que programar esas cosas; Como soy un poco completista, también programo mis entrenamientos.

Aplicaciones para aumentar su calendario

Antes de terminar este artículo, quiero repasar algunas herramientas adicionales que pueden ayudar a mejorar Google Calendar (o cualquier calendario que esté usando).

Comencemos con las herramientas para mejorar la forma en que usa su calendario en su teléfono. Sin duda, su teléfono probablemente viene con una aplicación de calendario de valores, y probablemente funcione bien.

Como usuario de iPhone, podría usar Calendario fácilmente y simplemente sincronizarlo con mi Calendario de Google.

En cambio, uso Fantástico. Esta aplicación cuesta un par de dólares, pero me encanta porque:

  • Al momento de escribir este artículo, es la única aplicación que funciona realmente bien con el Apple Watch. Es compatible con Glances, por lo que puedo deslizar fácilmente hacia arriba desde la esfera del reloj y ver cuándo y cuál es mi próxima cita.
  • Tiene una tecnología de procesamiento de lenguaje natural absolutamente brillante. Puedo hablar de un evento (ya sea a mi teléfono o a mi reloj), como “Combate de lucha libre con J0hn Cena en el Madison Square Garden, viernes a las 9 p.m.”, y Fantastical completa perfectamente todos los detalles del evento usando lo que dije. Es impresionante.

Mirada fantástica en Apple Watch

Habiendo dicho eso, también puedes usar el calendario de Google aplicación si lo prefiere. No tiene tantas funciones como Fantastical, pero aún funciona muy bien en iOS. Y si está en Android, Google Calendar está integrado.

Por último, hablemos de la programación de eventos con otras personas. En el pasado, esto estaba justo debajo de ver tu mixtape en mi lista de cosas que preferiría no hacer. Ahora, sin embargo, es fácil. ¡Gracias, tecnología!

Tiene varias opciones para las aplicaciones que le evitan tener que reproducir la etiqueta de correo electrónico, que incluyen:

  • Calendario – Esta aplicación te permite darles a las personas la capacidad de anotarse en los espacios de citas en tu calendario. Puede configurar fácilmente las horas y los días que están disponibles. Esto es excelente para organizar reuniones con posibles colaboradores o incluso entrevistas con posibles miembros del equipo.
  • Función “Buscar una hora” de Google Calendar – Si todos en su grupo usan Google Calendar, puede usar esta función para averiguar cuándo pueden reunirse todos. Sin embargo, en mi experiencia, la mayoría de los estudiantes no tendrán su juego de calendario bloqueado como tú. Así que en lugar de esto, recomiendo…
  • Garabatear – Esta aplicación fue útil muchas veces durante la universidad. Simplemente cree un evento, agréguelo varias veces y envíe el enlace a todos. Cada persona revisa todos los horarios que tiene disponibles, y luego puedes ver los horarios en los que todos pueden reunirse. Sencillo y gratuito.

Garabatear

¡Eso es! Ahora que has leído este artículo, eres un ninja de la programación, aunque no dejes que te atrape poniendo eso en tu biografía de Twitter. Te encontraré.

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