Los seres humanos cometen errores, la responsabilidad de los beneficios de los empleados los cubre

Cobertura de responsabilidad de beneficios para empleados con contrato práctico de dos personas

Estamos a mediados de mes y tienes un montón de nuevos empleados que se incorporan al mismo tiempo. Su equipo de operaciones de personas ha estado trabajando horas extras para brindarles a los nuevos empleados una excelente experiencia y ponerlos al día rápidamente. También están creando todo el papeleo habitual para los beneficios de los nuevos empleados, pero un miembro del equipo accidentalmente omite un archivo.

Errores como este suceden. Incluso con procesos, listas de verificación y tecnología, ocurren errores. Se cometen errores al completar los formularios. Se omiten datos o formularios completos.

Aunque no puede evitarlos por completo, es posible cubrir sus bases para que los errores no cuesten a las empresas más de lo que pueden manejar. Una cobertura de responsabilidad de beneficios para empleados puede ser lo mejor para su organización y sus empleados.

Siga leyendo para descubrir por qué su empresa podría querer invertir en este tipo de protección, ya sea que se trate de una empresa emergente de rápido crecimiento o de una gran empresa que vuelve a contratar.

Lo básico: ¿Qué es el seguro de responsabilidad civil por beneficios para empleados?

El seguro de responsabilidad por beneficios para empleados (EBL) protege a las organizaciones en caso de que ocurran errores administrativos u omisiones cuando se activan los beneficios para empleados. Aunque el seguro EBL generalmente se aplica como una póliza independiente, los empleadores pueden agregarlo a otra póliza, como el seguro por discapacidad.

Algunos ejemplos de beneficios cubiertos por el seguro EBL incluyen:

  • Beneficios de vida, accidentes, dentales, de la vista, mentales y otros beneficios de salud
  • Pensiones, participación en las ganancias y propiedad de acciones
  • Beneficios adicionales como asistencia para la matrícula, planes de vacaciones, licencia de maternidad y planes de jubilación.
  • Beneficios de seguro social, compensación de trabajadores, discapacidad y desempleo

Al igual que otras pólizas de seguro, la cobertura de responsabilidad por beneficios para empleados se ofrece sobre la base de reclamos, lo que significa que el proveedor cubrirá un reclamo si se realiza durante el tiempo en que la póliza está vigente. Si un reclamo se hace retroactivamente, la póliza también debe ser fechada y pagada retroactivamente.

Esta situación es ganar-ganar. El empleador aún puede rectificar el error y pagar el seguro tan pronto como se identifique el descuido, y el proveedor también obtiene a la empresa como cliente.

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¿En qué se diferencia el seguro EBL del seguro de responsabilidad civil general?

En pocas palabras, el seguro de responsabilidad comercial general no cubre lesiones financieras o errores administrativos, pero la cobertura de responsabilidad de beneficios para empleados respaldará a la organización en este caso.

Digamos que un empleado sufre daños corporales o lesiones en el trabajo, pero sus facturas médicas no están cubiertas debido a un error administrativo. Pueden optar por demandar al empleador. Una póliza de seguro de responsabilidad civil general podría cubrir el costo de las facturas médicas si no hay errores por parte de la compañía; un error administrativo no está cubierto por esto. Sin embargo, suscribirse al seguro EBL podría proteger a la organización de recibir una factura de miles de dólares. Y con el seguro EBL, la organización puede rectificar el error administrativo activando los beneficios de salud para el trabajador lesionado en una fecha retroactiva.

¿Cuál es la diferencia entre el seguro EBL y la responsabilidad fiduciaria?

Muchas organizaciones confunden la cobertura EBL con el seguro de responsabilidad fiduciaria (FLI). Si bien los dos tienen algunas cosas en común, no son lo mismo.

La cobertura de responsabilidad por beneficios para empleados protege a la empresa de errores administrativos en una amplia gama de planes de seguro. Sin embargo, el seguro EBL no cubre las infracciones de la Ley de Seguridad de los Ingresos de Jubilación de los Empleados (ERISA), por lo que no mitiga completamente el riesgo.

Por otro lado, el seguro de responsabilidad fiduciaria protege a las empresas de las responsabilidades o exposiciones de ERISA en planes personalizados por actos ilícitos. Hay varios incidentes que justifican la necesidad de FLI, incluido el incumplimiento del deber fiduciario como resultado de la negligencia en la provisión del plan de beneficios para empleados.

José Jarasocio de CKR Law y experto en ERISA, dice que una organización puede ser fiduciariamente responsable por una variedad de razones, incluidas las siguientes:

  • La selección o retención de inversiones imprudentes
  • Participar en transacciones que presenten un conflicto de intereses
  • No pagar a un participante el monto del beneficio adeudado en virtud del plan
  • Participar en un acto de egoísmo

La lista anterior no es exhaustiva, pero ofrece ejemplos de actos que caen dentro de las responsabilidades legales de la empresa. En algunos casos, el seguro FLI puede reducir el retroceso o la responsabilidad de la empresa.

¿Cuándo puede usar la cobertura de responsabilidad civil por beneficios para empleados?

El error de un empleado con la administración de beneficios puede costarle a la empresa miles de dólares o más. La cobertura de beneficios para empleados ayudará a proteger el negocio en estas circunstancias.

Cuando los beneficios de los empleados se comunican mal

Suponga que contrata a un nuevo gerente de beneficios, John Smith, que todavía está pensando en cómo se hacen las cosas en su empresa. Por error, le dice a un empleado que el plan de beneficios de la compañía puede cubrir a la tía del empleado porque viven en el mismo hogar. Más tarde, Smith se entera de que estaba equivocado, pero su error hace que la empresa sea financieramente responsable.

Este tipo de situación no es una ocurrencia rara. Investigar muestra que “los empleados confían en sus planes de beneficios aunque muchos no los entiendan completamente”, y esto incluye a las operaciones de personas. Cuando un empleado acude a usted con preguntas sobre su elegibilidad para los beneficios de la compañía, puede ser difícil explicarle un plan que usted tampoco entiende completamente.

Cheryl Foysecretario universitario y consejero general de la Universidad Tecnológica de Ontario, analiza una situación similar:

Un colega me brindó un ejemplo: la cobertura de responsabilidad de los beneficios de los empleados se incluyó en el conjunto de pólizas de seguro de una organización, pero la organización no entendía la política lo suficientemente bien como para saber cuándo entró en vigencia. La organización fue demandada por tergiversar la naturaleza y el alcance de la cláusula de condición preexistente en su cobertura de seguro de discapacidad a largo plazo. Como la organización no sabía que este era exactamente el tipo de reclamo que estaba cubierto por el seguro de responsabilidad civil por beneficios de los empleados, la organización no notificó a su aseguradora ni presentó un reclamo de seguro. Los costos legales de la defensa superaron los $ 100,000 y los daños más del triple.

Foy también agrega que si un reclamo se presenta tarde y la capacidad de la aseguradora para defender el caso se ve afectada negativamente, el reclamo puede ser limitado o denegado por completo.

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Cuando Recursos Humanos pierde accidentalmente un archivo de empleado

Alternativamente, supongamos que su nuevo gerente de beneficios, John Smith, pierde o elimina accidentalmente el archivo de un empleado. La cobertura de responsabilidad por beneficios para empleados protege a la empresa de la responsabilidad financiera en ambos escenarios.

los Gediman v. Anheuser-Busch, Inc. caso dejó en claro el valor de este seguro cuando Anheuser-Busch fue demandada por un ex empleado debido a un error administrativo en el plan de retiro.

“El caso Gediman hizo que los empleadores y sus compradores de seguros fueran conscientes por primera vez de una exposición de responsabilidad en el área de la administración de los programas de beneficios para empleados, y creó una demanda de protección de seguro contra dicha responsabilidad”, dice Roland J. Wendorff.

Es difícil encontrar una razón para argumentar en contra de la cobertura de responsabilidad por beneficios para empleados. No es costoso y puede salvar a la empresa de pérdidas significativas si se produce un error (es probable que suceda en un momento u otro). Después de todo, incluso los mejores empleados de operaciones de personas son humanos.

¿Qué no está cubierto por el seguro de responsabilidad civil por beneficios para empleados?

Lamentablemente, la cobertura de responsabilidad por beneficios para empleados no es ilimitada. Las empresas tendrán que pagar una franquicia por cada hecho o hecho, dependiendo de la póliza de seguro EBL.

En general, existen dos tipos de límites a la cobertura EBL:

  • Límite agregado: la cantidad monetaria más alta que pagará la aseguradora por un negocio en particular
  • Límite de cada empleado: la cantidad máxima que pagará una aseguradora por un individuo específico y su familia

Si su organización o uno de sus empleados ha llegado al máximo de estos límites, el proveedor de seguros ya no cubrirá ninguna reclamación de EBL. Además, el seguro EBL no protege a la empresa contra todas las reclamaciones. Dependiendo de su política específica, las excepciones podrían incluir:

  • Reclamos relacionados con el 401k de un empleado que va mal
  • Cualquier demanda relacionada con los salarios de los empleados o los salarios que no cumplen con las expectativas.
  • Reclamos por lesiones físicas y daños a la propiedad
  • Cualquier beneficio ofrecido por la empresa que no tenga valor económico
  • Actos engañosos o ilegales por parte de la organización.
  • Cualquier incumplimiento bajo ERISA

Si no está seguro de las limitaciones de su póliza de seguro EBL, comuníquese con su proveedor.

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Adapte la cobertura de responsabilidad civil de beneficios para empleados a sus necesidades comerciales

La cobertura de responsabilidad por beneficios para empleados no se limita a la lista de este artículo.

Algunos proveedores también pueden cubrir beneficios como terapia o entrenamiento. Trabaje con su proveedor de seguros para encontrar un plan de cobertura de responsabilidad de beneficios para empleados que se adapte a sus necesidades comerciales. Hacerlo lo ayudará a mantener contentos a sus empleados y brindará tranquilidad a los equipos de Recursos Humanos y Legal.

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