¿Qué es un plan de acción? Cómo convertirse en un héroe de acción de la vida real

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Todos hemos tenido momentos en que un proyecto salió terriblemente mal. Tal vez el catering nunca apareció en un evento corporativo que estaba organizando, o olvidó consultar a una parte interesada esencial antes de continuar con un proyecto comunitario.

Probablemente podrías haber evitado estos errores con una preparación adicional. De hecho, el 39% de los proyectos fracasan. por falta de planificación.

Si bien la pasión y el entusiasmo son rasgos nobles, vale la pena alinear todo antes de apresurarse a realizar una tarea. Por lo general, esto significa establecer objetivos alcanzables, delinear pasos claros para lograrlos y delegar el trabajo limpiamente entre los miembros de su equipo. Querrá incluir una buena dosis de plazos mientras lo hace.

Estos son los sellos distintivos de un plan de acción fuerte. Veamos cómo puedes crear uno para ti.

¿Qué es un plan de acción?

Un plan de acción es una lista de tareas y recursos necesarios para completar un proyecto o alcanzar una meta.

En la superficie, esto suena como una lista de tareas pendientes o un plan de trabajo. Si está acostumbrado a trabajar en un entorno acelerado con plazos ajustados, es posible que ya se considere bastante bueno en eso.

Pero aquí radica la diferencia: un plan de acción trata sobre el progreso hacia una meta mayor. Las listas de tareas, por otro lado, son una mezcolanza de cosas que debe hacer en un día; ninguna de ellas necesariamente tiene que estar relacionada entre sí.

En un plan de acción, cada tarea tiene un propósito y una fecha límite claros. Trabajan juntos para completar un proyecto con los estándares que esperaría de alguien de alto rendimiento como usted.

¿Por qué debería construir un plan de acción?

Entonces, ¿cuál es el propósito de un plan de acción? Benefician su trabajo de varias maneras:

  • Actúa como un manual de instrucciones para tu proyecto. Esta estrategia de gestión de tareas le dirá qué pasos tomar y cuándo.
  • Mantente motivado. Una excelente manera de mantener el ánimo en alto es escribir sus objetivos, dividirlos en pasos de acción y realizar un seguimiento del progreso. A medida que se acumulen las ganancias, se sentirá motivado para continuar.
  • Ayudarle a priorizar. Las fechas de vencimiento claras significan que sabe qué completar primero. Esto le dará una idea clara de lo que debe priorizar durante la semana laboral. Dividir el proyecto en objetivos a corto y largo plazo te ayudará a mantenerte organizado.

Y recuerda: los planes de acción también pueden beneficiar tu vida personal. Ya sea que esté vendiendo jabón en Etsy o pintando en su tiempo libre, desglosar sus pasos puede ayudarlo a progresar hacia sus metas personales.

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¿Quién debe construir un plan de acción?

Los planes de acción son útiles sin importar quién sea, especialmente si es gerente de proyectos. Te permiten:

  • Desglose una actividad en partes concretas y accionables. Los proyectos se sentirán menos abrumadores una vez que describa los hitos más pequeños que debe lograr.
  • Realice un seguimiento de su progreso a lo largo de la duración de un proyecto. Puede verificar las tareas paso a paso a medida que usted o su equipo las completan, lo que facilita saber si se está quedando atrás.
  • Cree un flujo de trabajo claro y eficiente. Sabrás en qué trabajar y cuándo. Esto lo ayudará a usted o a su equipo a priorizar tareas específicas y maximizar la eficiencia.
  • Reducir la posibilidad de olvidar tareas. Cuanto más adelante planee, más tiempo tendrá para recordar tareas importantes para agregar o dejar margen de maniobra para pasos adicionales inesperados. Esto reducirá la probabilidad de olvidar algo importante.
  • Comuníquese con su equipo de manera eficiente. Desglosar cada tarea significa que puede asignarlas fácilmente a los miembros del equipo, lo que reduce el riesgo de falta de comunicación e ineficiencia.
  • Actualice fácilmente a sus superiores sobre su progreso. Su plan es su medida de lo bien que lo está haciendo. Esta herramienta puede informar fácilmente si estás en la tarea o te estás quedando atrás.

Puede usar planes de acción para proyectos de cualquier tamaño; la única diferencia es la cantidad de pasos necesarios para lograr los objetivos establecidos. Esto los hace particularmente útiles para la planificación estratégica.

Los planes estratégicos son la forma en que su organización espera alcanzar sus objetivos a largo plazo en los próximos 3 a 5 años. Por lo general, los líderes de la empresa pasan mucho tiempo considerando esto. Observarán las tendencias del mercado, consultarán con sus empleados y crearán un análisis DAFO sólido. Armados con esta información, movilizarán varios planes más pequeños para lograr sus objetivos.

Entonces, si, por ejemplo, el objetivo estratégico de su startup es convertirse en la aplicación de teléfono inteligente dominante para contenido relacionado con gatos, necesitará planes de acción para:

  • Creando la plataforma
  • Creación de una base de usuarios
  • Contratar el talento adecuado
  • soporte de servicio al cliente
  • Adquisición de fondos semilla

Y puede subdividir aún más estos planes en sus propios conjuntos de objetivos y tareas. La creación de la plataforma podría involucrar a varios departamentos, incluido el diseño de la interfaz de usuario y el desarrollo de algoritmos. Ambos proyectos requieren sus propios planes de acción para cumplir con los objetivos de alto nivel de la organización.

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Cómo escribir un plan de acción

Entremos en las tuercas y tornillos de la misma. Así es como puede diseñar sus propios pasos de un plan de acción.

1. Utilice el método de establecimiento de objetivos SMART

SMART significa metas que son:

  • Específico: defina claramente cómo se ve el éxito. De lo contrario, nunca sabrás si lo has alcanzado.
  • Medible: ¿Cuál es su métrica para el éxito? Asegúrese de que su objetivo sea cuantificable para que pueda realizar un seguimiento de su progreso hacia la línea de meta.
  • Alcanzable: debe poder lograr su objetivo con las habilidades y los recursos que tiene actualmente.
  • Limitados en el tiempo. Hay una fecha de finalización clara en la que debería haber completado sus tareas.

Aquí hay un ejemplo de una meta SMART: “Nuestra meta es vender 20,000 barras de jabón adicionales para fin de año”.

2. Identificar tareas

Ahora puede enumerar los pasos necesarios para alcanzar su objetivo final. Identifique todas las tareas necesarias para alcanzar los hitos principales y asígnelas a su equipo con plazos claros (o a usted mismo, si está solo).

Volviendo a nuestro negocio de jabones, puede crear las siguientes tareas:

  • Aumentar la capacidad de producción de jabón en un 10%
  • Desarrollar una campaña de marketing para promover ventas adicionales.
  • Trabaje con los distribuidores para almacenar más productos en sus estantes.
  • Negociar un costo más bajo para las materias primas

3. Identificar tareas

El siguiente paso es asignar recursos a cada tarea, como un presupuesto de proyecto, miembros del equipo o equipo. Cada asignación también debe tener una fecha límite clara y una sola persona a cargo. Esto lo ayudará a hacer un seguimiento y responsabilizar a su equipo.

Además, es posible que deba ceder tareas a sus subordinados directos, lo que no es tarea fácil cuando prefiere hacerlo todo usted mismo. Aprender a delegar no es fácil, pero te prepara a ti y a tu equipo para tener éxito.

4. Prioriza

Algunas tareas dependerán de la finalización de otros elementos primero. Si necesita más dinero para materias primas, su primer paso podría ser adquirir financiación. Si no tiene suficiente personal para aumentar la producción, deberá contratar a alguien para llenar el vacío. En ambos casos, el resultado deseado depende de una tarea anterior.

Esto significa que tendrá que tomar decisiones estratégicas sobre dónde poner sus esfuerzos. Asegúrese de resaltar estas dependencias en su plan de gestión y tenga en cuenta la secuencia en su priorización. Esto ayudará a evitar cuellos de botella, que pueden ocurrir cuando su equipo está atascado con elementos de menor prioridad.

5. Establece hitos y plazos

Los miembros del equipo están más motivados cuando entienden cómo encaja su trabajo en el panorama general. Darles hitos claros ayudará en este sentido.

Los hitos son puntos específicos dentro de un marco de tiempo que indican cuándo se completa una tarea o comienza una nueva fase del proyecto. Establecer plazos claros y celebrar hitos ayudará a su equipo a sentirse incluido y parte del viaje.

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6. Supervisar y realizar cambios

Incluso los planes mejor trazados encuentran problemas. Y cuanto más experiencia tenga, mejor podrá anticipar los problemas y tener planes de contingencia listos para funcionar. No importa en qué etapa de su carrera se encuentre, demostrará su valía como gerente de proyectos a través de su capacidad para tomar medidas correctivas.

Cuando una pandemia global descarrila sus planes de producción, es su trabajo comunicarse con su equipo y ajustarse en consecuencia. Esto podría significar hacer pequeños ajustes como extender los plazos. O es posible que deba crear objetivos de plan de acción completamente nuevos. Mientras todos estén en la misma página, incluida la alta gerencia, puede adaptarse cuando llegue la adversidad.

Construyendo un plan de acción efectivo

A medida que crea su plan de acción, aquí hay algunos principios rectores que debe tener en cuenta:

  • Involucre a su equipo en el proceso de planificación. Ellos son los que hacen el trabajo, después de todo. Pueden ayudarlo a intercambiar ideas y ofrecer información valiosa sobre el trabajo requerido para alcanzar objetivos específicos. También pueden ayudar a establecer plazos apropiados y decidir qué es factible y qué no.
  • Establezca objetivos de proyectos SMART. Vale la pena mencionarlo de nuevo. Los objetivos INTELIGENTES son sus amigos: manténgalos al frente y al centro para no perder el rumbo.
  • Crear plantillas de planes de acción. Cuando encuentre un formato que funcione para su proyecto, guárdelo para más tarde. La mitad del trabajo consiste en organizar la información en su documento u hoja de cálculo. Las plantillas le ayudarán a evitar problemas.

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Conviértete en un héroe de acción

En cada película de acción, hay un momento en que nuestro héroe crea un plan para derrotar a un villano. Identifican la debilidad del enemigo, asignan roles a nuestros personajes secundarios de confianza y luego entran en acción.

Puede que no estés peleando una gran batalla, pero eso no hace que tu objetivo sea menos importante. Saber qué es un plan de acción y cómo ejecutarlo puede convertirlo en el héroe de su organización.

Utilice el método SMART, asigne claramente tareas con plazos y convierta sus planes exitosos en plantillas que puede usar más adelante. Antes de que te des cuenta, estarás aplastando tus objetivos laborales.

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