Técnicas de captura rápida para almacenar ideas al instante

David Allen, autor y probablemente el nerd vivo de la productividad más conocido, describe acertadamente el propósito de tu mente:

“Tu mente es para tener ideas, no para retenerlas”.

En este caso, defino el concepto de algo de manera un tanto amplia: una idea es cualquier cosa que pueda hacer que tomes medidas en algún momento.

Esto significa que una idea podría ser:

  • Una idea real y creativa que se te ocurra.
  • Un artículo o libro que encuentres que te gustaría leer
  • Una tarea que hay que hacer más tarde.
  • Un evento al que debes asistir
  • Una persona que te gustaría conocer

La mayoría de estas cosas no son ideas en sí mismas, pero tu mente tiene ideas sobre ellas, y ese es el problema. A pesar de que su cerebro es esencialmente un procesador paralelo gigante que puede hacer muchas cosas a la vez, generalmente funciona mejor si lo tiene enfocado en una sola tarea a la vez.

Tratar de hacer malabarismos con un montón de ideas que requieren acciones futuras solo obstaculiza su capacidad para ejecutar la idea en la que está tratando de trabajar ahora.

Pero aquí está el problema:

Una idea genial para una historia se te ocurre mientras conduces. Tu amigo tuitea un artículo realmente interesante que no puedes leer en este momento porque estás en el DMV. Te das cuenta de que necesitas agregar una nueva sección a tu sitio web personal mientras estás en clase.

Dado que las ideas pueden aparecer en cualquier momento o lugar, necesita un sistema para capturarlas, almacenarlas de forma segura para su uso posterior y volver a la tarea.

Además, necesitas un sistema que te permita hacer esto y sin mucha fricción. Esta es la idea detrás de la captura rápida.

Halcones contra libélulas

Si lo piensa, la captura rápida no es una técnica nueva ni mucho menos. De hecho, cualquier forma de vida que necesite atrapar otras formas de vida para sobrevivir usa la captura rápida; es solo que en lugar de capturar ideas, están capturando su cena.

Ahora, ya que estoy estirando las metáforas y aplicándolas de cualquier manera aquí, también podría aprovechar esta oportunidad para aprender un poco sobre mi animal favorito: el halcón peregrino.

Esta ave ha llevado la idea de la captura rápida a su ápice y, como resultado, es el animal vivo más rápido: cuando se sumerge, puede alcanzar velocidades

Saliendo de su picada, el halcón golpea al pájaro desprevenido que está cazando en el aire con una velocidad devastadora.

Solo hay un problema… por increíble que sea el halcón peregrino, no es un cazador particularmente exitoso.

De hecho, según este video de la bbc, los halcones peregrinos solo tienen un 20% de éxito en la caza. Por cada cinco inmersiones que realizan, fallan cuatro. (Aunque si realmente quieres volverte geek al respecto, este artículo de la Universidad de Nuevo México tiene datos contradictorios)

Ahora, teniendo en cuenta esa cifra, echemos un vistazo a otro cazador, significativamente más pequeño.

Las libélulas son maravillas de la naturaleza y también se encuentran entre mis animales favoritos por varias razones:

  • Pueden volar hacia delante, hacia atrás, hacia los lados e incluso boca abajo.
  • Pueden flotar en un lugar hasta por un minuto.
  • ellos comen mosquitos

Ah, y hay otro pequeño detalle sobre las libélulas… tienen una tasa de éxito del 95 % cuando cazan. Cuando se disponen a capturar algo, tienen éxito 19 veces de 20.

Varios factores contribuyen a su asombrosa eficiencia. Se encuentran entre los insectos voladores más rápidos y su increíble diseño de alas les permite maniobrar mejor que la mayoría de las cosas que quieren alejarse de ellos.

Las libélulas también tienen ojos increíblemente avanzados. Mientras que las moscas domésticas tienen alrededor de 6000 facetas en los ojos (esas pequeñas secciones individuales que puedes ver en las fotos macro), las libélulas las tienen y les permiten ver en todas las direcciones.

Además, puede calcular con precisión en función de su tamaño, velocidad y trayectoria. Esto les permite volar a ese lugar predicho.

Resulta que recoger presas en movimiento en el aire es una tarea bastante difícil. (Por eso el Pruebas de interceptación de misiles terrestres del ejército de EE. UU. solo tiene una tasa de éxito del 53%; trate de que eso no lo asuste…)

El punto es este: tanto el halcón peregrino como la libélula son expertos en la captura rápida. Ambos recogen presas en el aire con una velocidad vertiginosa.

Sin embargo, la libélula lo hace mucho mejor, y esto se debe a que lleva el conjunto de herramientas perfecto para el trabajo.

Construyendo el sistema perfecto de captura rápida

El principio que funciona para los esfuerzos de caza de la libélula se aplica igualmente a sus propios esfuerzos para capturar ideas. Cuanto más eficiente y sencillo sea su sistema de captura rápida, mejor podrá almacenar ideas de inmediato y encontrarlas fácilmente más tarde.

Entonces, ¿qué tipo de herramientas necesitas para una captura rápida? Bueno, la elección clásica es también la más simple: un cuaderno sencillo.

Docenas de autores, músicos y otras personas famosas han hablado sobre su práctica de llevar un cuaderno a todos lados. Jay-Z llevaba consigo una libreta verde cuando sentía que era seguro hacerlo, e incluso cuando estaba en la calle, tenía un sistema de captura rápido para anotar rimas:

“Iba corriendo a la tienda de la esquina, a la bodega, y simplemente agarraba una bolsa de papel o compraba jugo, cualquier cosa solo para conseguir una bolsa de papel, y escribía las palabras en la bolsa de papel y me metía estas ideas en el bolsillo hasta que volví Luego los transferiría al cuaderno”

Usar un cuaderno para una captura rápida es un buen método, y recomiendo probarlo si te gusta escribir con lápiz y papel.

Sin embargo, soy fanático de una solución más moderna.

Solución de captura rápida de mi móvil

Mi amiga Alex Mangini le gusta burlarse de mi por dos cosas:

  • Buscando cosas en mi teléfono todo el tiempo
  • Estar demasiado preparado para todo

Ejemplo en el segundo: cuando estuvimos en Nueva York hace un par de veranos para una conferencia de blogs, nos encontramos caminando bajo una lluvia bastante fuerte, e inmediatamente encontré el paraguas en mi bolso y estaba listo para irme (en realidad, esto es algo bastante bueno para guardar en la mochila). Tuvo que ir a un CVS y comprar uno.

Entonces, por supuesto, casi siempre tengo un cuaderno en mi mochila. Sin embargo, no es mi herramienta principal para la captura rápida; ese honor se lo lleva mi iPhone. Estas son las aplicaciones que uso para asegurarme de que las ideas y las notas se guarden rápidamente.

Borradores

Borradores

Borradores es una aplicación para iPhone que ahora se trata de escribir. En el momento en que abre la aplicación, se le presenta un documento en blanco, un cursor parpadeante y el teclado. Eso es.

No tengo que decidir un título para la nota, o un cuaderno para archivarla. Simplemente abro la aplicación y empiezo a verter mis ideas en ella.

Una vez que haya escrito algo en Borradores, tiene muchas opciones sobre qué hacer con él. Usted puede:

  • Twittea o publícalo en Facebook y Google+
  • Envíelo por correo electrónico a usted mismo o a otra persona
  • Crea un evento de calendario o un recordatorio a partir de él.
  • Guárdelo en Dropbox, Google Drive o Evernote
  • Hacer muchas otras cosas geniales con eso

Personalmente, me gusta enviar mis notas a Evernote, que es más o menos mi segundo cerebro, para poder ordenarlas en sus cuadernos correctos más tarde cuando estoy en mi computadora.

Desde que comencé a usar Borradores, he sido mucho mejor para anotar mis ideas y llevarlas a un lugar donde puedo encontrarlas y usarlas. Antes, metía ideas en la aplicación predeterminada para tomar notas y generalmente me olvidaba de ellas.

Parece que Notas o la Evernote aplicación son sus mejores apuestas.

robot de exploración

robot de exploración

robot de exploración es una increíble aplicación de escáner de documentos que detecta automáticamente los bordes de un documento y toma la foto por usted. Una vez que presione guardar, también puede enviarlo automáticamente a donde quiera: Evernote, Dropbox, Google Drive, etc.

Nuevamente, prefiero enviar mis escaneos directamente a Evernote. De hecho, uso Scanbot principalmente para digitalizar fácilmente mis recibos comerciales, pero también es bueno cuando necesito dibujar algo.

TinyScan

Otras aplicaciones

Drafts es, con mucho, la aplicación de captura rápida más útil en mi teléfono, y Scanbot también es una que uso con bastante frecuencia. Aquí hay algunas otras aplicaciones que, aunque no se usan explícitamente para la captura rápida, a veces son útiles:

  • Tweetbot: A menudo me gusta twittear citas que encuentro, así que esta aplicación cuenta. Además, es compatible con Pinboard (del que hablaré en la siguiente sección), por lo que puedo guardar fácilmente los artículos tuiteados por las personas a las que sigo. Androide: Guardar en tablón de anuncios debería funcionar con los clientes de Twitter de Android.
  • Trello: Cuando tengo ideas relacionadas con un proyecto en el que ya estoy trabajando, generalmente las pongo en el tablero de Trello correspondiente en lugar de Borradores.
  • HabitRPG: Las tareas que deben realizarse pronto van a HabitRPG, así que mantengo la aplicación en mi teléfono. Si una idea es en realidad una tarea que debe realizarse, probablemente terminará aquí.
  • Calendario del amanecer: Los eventos, las citas para almorzar y otras cosas que surgen, obviamente, deben ponerse en un calendario. Sunrise es, con mucho, mi aplicación de calendario favorita (¡y es gratis!)

(Trello, HabitRPG y Sunrise Calendar están disponibles en Android)

Captura Rápida en Casa

Aunque tengo una computadora grande y poderosa con dos monitores enormes en mi escritorio, las técnicas de captura rápida siguen siendo útiles cuando estoy en casa trabajando en ella.

El principal problema al que me enfrento cuando estoy en casa es tener demasiadas pestañas abiertas, lo que ralentiza mi computadora y me mantiene en un estado muy distraído. Como una persona que está interesada en todo y tiene preguntas al azar en su cabeza todo el tiempo…

“Oye, me pregunto cuánto peso puede tirar un chimpancé”.

…Por lo general, tengo un montón de artículos abiertos en mi computadora.

La solución, para mí, es una aplicación web de marcadores llamada Tablón de anuncios. Cuando se trata de no perder el tiempo en Internet, esta aplicación es una de las más útiles para mí.

tablón de anuncios

Pinboard no es el único servicio de marcadores que existe y, a diferencia de otros, cuesta $10 (una sola vez) registrarse. Estaba totalmente dispuesto a pagar eso después de que mi amigo Andrés me lo mostró, sin embargo; el servicio es limpio, simple y nunca se atascará con anuncios.

También tiene un pequeño bookmarklet Javascript conveniente que tengo en mi barra de marcadores. Cada vez que encuentro un artículo interesante o una nueva herramienta interesante en Product Hunt, simplemente presiono ese marcador y lo guardo en Pinboard. Entonces sigo con mi trabajo.

Pinboard también tiene una opción que le permite enviar marcadores por correo electrónico a su cuenta, lo que funciona bien cuando quiero marcar un artículo de Safari en mi iPhone.

Resumen

La captura rápida es simplemente la idea de construir un sistema que le permita almacenar sus ideas y otros pequeños detalles para más tarde. Le ofrece dos beneficios distintos:

  • Un sistema que mantiene tus ideas seguras y de fácil acceso
  • Una forma de eliminar las distracciones y volver a la tarea en cuestión

Configurar su sistema de captura rápida requiere un poco de trabajo por adelantado, ¡pero le ahorra mucho tiempo y estrés en el futuro! Cuanto más eficiente sea (como la libélula), más éxito tendrás con ella.

Lectura adicional: Mis amigos de Asian Efficiency tienen una excelente manual para integrar la captura rápida en un sistema GTD. Incluso si no usas GTD (yo no lo hago), tiene algunos consejos útiles.

Si está buscando más consejos de productividad, ¡tengo 30 de ellos aquí!

Foto principal: Libélula: ¿Hablando conmigo? por John Ragai, CC por 2.0

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